12. Oktober 2015 vk.admin

Hilfe, meine vielen E-Mails erschlagen mich! Email Management leicht gemacht.

 

 

Email Management ist leichter als du denkst.

Was im Job als vorbildlich gilt, hilft privat natürlich erst recht. Nicht jedes E-Mail ist so dringend, dass man alles andere stehen und liegen lassen muss. Es gibt Profis, die sich immer zu genau festgelegten Zeiten vornehmen, ihre E-Mail-Post zu bearbeiten. Und die können sich das auch leisten, weil sie ihren Posteingang perfekt organisiert haben. Denn in ganz dringenden Fällen, die keinen Aufschub dulden, wird man eh versuchen, dich telefonisch zu erreichen.

Ansonsten gilt eine alte Bauernweisheit: „Wie es in den Wald hineinruft, so schallt es heraus.“ Je mehr Unnötiges und Sinnloses man selbst verschickt, desto doppelter und dreifacher zahlt es einem der eigene Posteingang später heim.

„CC-Maniacs“ oder die Entstehung von E-Mail-Fluten im Büro.

CC-Maniacs sind für ein akkurates Email Management das, was chronische Krankheit für die Medizin sind: man kann sie nicht heilen, aber ihre Symptome lindern. CC Maniacs würden ihre stündlichen Arbeitsergebnisse am liebsten auf Facebook posten, noch lieber würden sie stündlich twittern, wie weit sie im Projekt schon sind und welche Hausaufgaben sie bereits erledigt haben.

Und da diese Maniacs auch immer etwas mehr Ansprache und Feedback brauchen als andere, wollen sie auch immer zusätzlich was Neues wissen. „Hat einer von euch eine Idee, wie man Mayonnaise korrekt schreibt?“ Solches und Ähnliches an die cc-Gemeinde versandt, löst dann wahrscheinlich keine Flut an Sympathie, aber eine E-Mail-Flut aus, die wir dem hilflosen E-Mail-Schreiber dann auch von Herzen gönnen.

„cc“ ist übrigens die Abkürzung für „carbon copy“. Und das heißt auf Deutsch so viel wie: „Blaupause“. Warum man sich ausgerechnet diese eher altmodische Bezeichnung aus der Zeit des sogenannten „Durchschlagpapiers“ für diese Funktion ausgedacht hat? Man weiß es nicht. Was man aber weiß: Sätze wie „Setz mich einfach ins cc“ sollte man sich gut überlegen. Meistens bleibt man ab da für immer drin.

Wie in der Datenbank des Finanzamts. Merke: ein guter Email Manager mit ausgezeichnetem Email Management bettelt nicht um Ohrfeigen. Es sei denn, Du bist ein Kontroll-Freak und möchtest immer genau wissen, was alle anderen den ganzen Tag so treiben. Das wäre dann aber eher Stoff für eine ganz andere therapeutische Baustelle. Hier geht es darum, wie Du die Email-Flut bewältigen kannst, die auch unaufgefordert jeden Tag kostbare Zeit für andere Dinge raubt.


Email Management leicht gemacht. Stufe 1: „Betroffenheit neu definieren.“

Bitte erinnere deine Kollegen ab und zu daran, die Betreffzeile sinnvoll ausfüllen. Also ihren Nutzen für den Empfänger sinnvoll auszuschöpfen. So kann man schon, ohne jede Mail zu öffnen, trotzdem erkennen, um was es geht. Wenn jemand einfach nur „Dringend“ in die Betreffzeile schreibt, dann hat er oder sie es eigentlich verdient, wie ein Spam-Mail bewertet zu werden. So hart muss man dann manchmal auch sein. Die gleiche Härte gilt für „Wichtig“, „Eilig“ und immer bei Zitaten von Goethe oder Schiller in der Betreffzeile.


Email Management leicht gemacht. Stufe 2: „Kenntnisnahme verweigern.“

Es gilt noch zu erforschen, wie viele „Kenntnisnahmen“ man pro Tag verkraften kann, wenn man selbst fleißig an etwas arbeiten muss. Schätzungsweise ist die Kapazität des menschlichen Gehirns auf maximal drei neue Kenntnisnahmen pro Tag eingeschränkt. Man stelle sich dieses weite Feld der überflüssigen Dauerentnahme von Kenntnis am besten so vor, als würde ein Malerbetrieb eine ganze Großstadt mit E-Mails namens „Vorsicht frisch gestrichen“ fluten, weil er im Rathaus gerade ein Treppengeländer neu lackiert hat.

So und nicht anders läuft es aber in vielen Büros ohne Email Management: Man schiebt es einfach in den Verteiler und ist den Wanderpokal der Verantwortung dann los. Die Devise im professionellen Email Management lautet stattdessen: Unrat einfach mal vorbeischwimmen lassen. Gut archiviert ist fast gelesen. Man muss nicht alles gleich sofort wissen. Man muss nur wissen, wo man es im Zweifelsfall finden könnte.


Email Management leicht gemacht. Stufe 3: „Eigene Briefkästen bauen.“

Zum Archivieren sogar ungelesener „E-Mails im Job“ gibt es im Email Management einen einfachen Trick, den erfahrene Email-Manager virtuos beherrschen, ohne etwas Wichtiges zu verpassen. Wer direkt Kontakt mit Kunden hat, würde Kunden-Emails mit der höchsten Priorität versehen. Und wenn es da im Projekt ein paar Ansprechpartner gibt, die noch wichtiger, weil eiliger und anspruchsvoller als andere sind, dann kann man unter dem Ordner „Posteingang“ weitere Unterordner bilden. Bewährt hat sich eine 3-K-Struktur für Unterordner im Posteingang: Kunden, Kollegen und Könige. Wer auch mit Lieferanten zu tun hat, widmet diesen gerne noch einen vierten Ordner.

Und diese Ordner kann man dann nochmals unterteilen in möglichst nicht allzu viele weitere Unterordner, welche die Namen der wichtigsten Ansprechpartner tragen, mit denen man es in der Regel zu tun hat. Im Kollegen-Ordner befinden sich die wichtigsten projetbeteiligten Kollegen. Und unter „Könige“ sortiert man alle ein, die in der Hierarchie so weit oben rangieren, dass sie befugt sind, direkt von euch beachtet werden. Das sind in der Regel diejenigen, die im Unternehmen auch noch was zu sagen haben: Chefs, Bosse, Inhaber und der Hausmeister. Dann folgen gleich die IT-Abteilungen, Betriebsräte, der Werkschutz und alle anderen, die ihre Botschaften und Rundschreiben ebenfalls gerne per E-Mails streuen.


So könnte die 3er-Struktur deines Posteingangs mit Email Management also aussehen:

Posteingang / Kunden / Kundenname 1 / Kundenname 2 … Kundenname 5
Posteingang / Kollegen / Kollegenname 1 / Kollegenname 2 … Kollegenname 5
Posteingang / Könige / Chef(in) / IT-Abteilung / Sonstige


Wichtig ist, dass Du diese Struktur so übersichtlich wie möglich hältst, damit du sie auf einen Blick erkennen kannst. Der Trick besteht nun darin, dass man den Posteingang öffnet und die ungelesene Flut erst einmal in den allgemeinen Posteingang hineinströmen lässt. Dann sortiert man den Eingang nach Name der Absender. Bei „MS Outlook“ drückt man zum Beispiel einfach auf den Reiter mit dem Wörtchen „Von“. Diese Sortierfunktion und noch viel mehr Sortierfunktionen bieten alle E-Mail-Client-Programme. Dann schiebt man E-Mails paketweise passend in die entsprechenden Unterordner.

Die ungelesenen Mails werden immer noch als ungelesen angezeigt, wenn man sie vorher nicht öffnet. Man hat jetzt aber keine unübersichtliche Flut mehr, sondern eine übersichtliche Struktur darüber, von wem genau und wie viele ungelesene E-Mails man noch zu bearbeiten hat. Und man kann selbst entscheiden, wo man die Prioritäten setzt. Was im übergeordneten Posteingang dann noch übrig bleibt, weil man es nicht zuordnen konnte, ist entweder nicht wichtig oder wenigstens überschaubar.


Email Management leicht gemacht. Stufe 4: „Spam sofort löschen.“

Wenn ein E-Mail-Programm bestimmte „Nachrichten“ gleich herausfiltert und als Spams markiert, dann gibt es dafür gute Gründe, die man nicht ignorieren sollte. Nicht öffnen und besser jetzt als später löschen, heißt hier die einfache Regel. Wenn Du E-Mails erhältst mit solchen Betreffzeilen wie „Du bist gerade Multimillionär geworden“, „Rihanna möchte dich persönlich kennen lernen“ oder „Wie man ohne Arbeit 1000 Euro am Tag verdienen kann“, dann ist das mit Sicherheit Spam.

Du kannst den Spamordner auch umbenennen in „Schrottplatz“. Wie du ihn letzten Endes benennst, ist deine kreative Privatsache. Spams lassen sich auf Dauer nicht wirklich vermeiden. Vor allem dann nicht, wenn man oft im Internet unterwegs ist. Man muss halt nur wissen, wie man mit solchen unerwünschten Emails umgeht: Neugier abschalten und ungesehen löschen. Spams sind es nicht wert, dass du sich mit Ihnen abgibst.


Email Management leicht gemacht. Stufe 5: „Eigenzeit ernten.“

Du hast jetzt erfahren, wie du die tägliche Email-Flut mit einem top Email Management bewältigen kannst. Wenn du dir für die Bildung einer solchen Ordnerstruktur im E-Mail-Account etwas Zeit nimmst, machst du am „Freitag um eins wirklich deins“. Das heißt: Du verbringst keine kostbare Zeit mehr im Kampf gegen die E-Mail-Fluten von anderen, sondern kannst nun in deiner Freizeit selbst nach Herzenslust posten, twittern, mailen und fluten oder einen Newsletter nach dem anderen abonnieren. Auf manchen Email-Fluten surft man ja mitunter ganz gerne. Das ist dann aber wirklich deine eigene Entscheidung. Aber: die pfiffigsten Email-Manager sind die, die gar nicht so viel Input im Posteingang zu managen haben. Wir wünschen viel Spaß beim Email Management!


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