21. September 2015 vk.admin

Hilfe, ich habe das totale Datenchaos auf meinem PC!

 

 

Die Diagnose ist in fast allen Fällen eindeutig: Wenn du irgendwann bestimmte Dateien nicht mehr wiederfindest, handelt es sich um eine weitverbreite Krankheit, die aber nichts mit ansteckenden Viren zu tun hat. Sie nennt sich schlicht und ergreifend

„NARD“: Nullbock Auf Regelmäßiges Datenmanagement“.

Viele Menschen leiden darunter. Das sollte aber kein Vorwand sein, sondern eher Motivation, es nun endlich mal besser zu machen als die vielen anderen. Der Vorteil ist nämlich, dass diese „Krankheit“ heilbar ist. Und wenn du ein paar wenige Grundregeln beherrschst, bist du für alle Zeiten davon kuriert.

Erste Hilfe, weil das Chaos jetzt gerade akut ist.

Okay: Du braucht jetzt sofort einen guten Tipp. Hier ist er: Alle Betriebssysteme halten zum Glück sehr ausgereifte Suchfunktionen zum Ausspüren von Dateien bereit. Man muss zum Glück nicht einmal den Dateinamen kennen. Denn auch Stichworte aus den Inhalten einer Datei werden aufgespürt. Diese Explorer sind tatsächlich sehr effektive „Schatzsucher“. Besonders dann, wenn man über entsprechende Suchfilter die Dateisuche einschränkt.

Wenn du hundertprozentig weißt, dass es sich um eine Word-Datei handelt, findet die Suchmaschine in deinem PC die Datei auch schneller. Und es werden dann sogar alle anderen Dateien gefunden, die enge Verwandtschaft zu der gesuchten Datei aufweisen. Aber wie schon gesagt: auf Dauer ist das nicht sehr empfehlenswert. Einen guten Plan zu haben, wie man ein besserer Datenmanager wird, ist sinnvoller, produktiver und schützt nachhaltig vor Panikattacken wegen unauffindbarer Dateien!

Die vier ungeschicktesten Umgangsformen mit Dateien:

  1. Du gibst deinen Dateien meistens Namen, die du schon nach ein paar Stunden selbst so ulkig oder nichtssagend findest, dass du sie schon auf dem Desktop „von außen“ nicht mehr erkennen kannst, was sich dahinter verbergen könnte. „Umpfx375$“ ist vielleicht als sicheres Passwort geeignet, das auch so schnell keiner knacken kann. Aber mit Sicherheit nicht als Dateiname.
  2. Du benutzt keine Ordner als strukturiertes Ablagesystem. Wäre dein PC ein Büro, dann würde es aus lauter fliegenden Blättern bestehen. Oder aus riesengroßen Umzugskisten, in denen so viel unnützes Zeug herumliegt, dass man sie eigentlich gar nicht auspacken möchte und lieber gleich in den Keller bringen sollte.
  3. Du legst immer erst alles auf dem Desktop ab und nimmst dir vor, die Dateien dann später an einen geeigneten Platz zu verschieben. Das Problem ist nur: Du tust es dann doch nicht. Irgendwann musst du dir regelrecht einen Extra-Tag nur für das Datenmanagement einräumen. Das ist nicht wirklich sinnvoll, oder?
  4. Du bist ein Cloud-Fan und benutzt gerne Onlinespeicher, um deine eigene Festplatte zu entlasten oder weil du auch anderen den Zugriff auf deine Dateien ermöglichen willst. Nur ist es leider so, dass manche Cloud-Dienste deine Dateien nicht als Kopie aufnehmen, sondern einfach komplett von deiner Festplatte in den Online-Speicher verschieben. Das soll ja auch der Sinn solcher Dienste sein. Aber dann muss er aber auch sorgfältig strukturiert werden, der kostbare Speicherplatz in der Cloud.

Grundkurs „Innerer Schweinehund“: Erst den und dann das Chaos überwinden!

Auch wenn du das nicht glaubst: Ordnung auf dem PC zu halten, kann sogar Spaß machen. Nichts macht fleißige Menschen nämlich glücklicher, als ihre Arbeitsergebnisse in ordentlichen, übersichtlichen und jederzeit auffindbaren Ordnern zur Verfügung zu haben. Je logischer ein solches Ordnersystem aufgebaut ist, desto produktiver wird die eigene Arbeit.

Grundkurs „Cooler Spießer“: Anlegen von logisch strukturierten Dateiordnern

Das Ordnungssystem eines echten Büros ist einfach gestrickt: Es gibt einen Schrank, darin stehen Ordner, im Ordner befinden sich Registerblätter. Und dahinter die jeweiligen „Akten“. Das ist viel weniger Struktur, als Dir auf dem PC zur Verfügung steht. Denn da kannst Du ganz eigene Räume mit ineinander logischen Ordnerstrukturen schaffen. Wenn du ein größeres Projekt beginnst, egal ob privat oder im Job, dann ist die Erstellung eines Ordnungssystems die erste große Tat, die Deine Arbeit wesentlich effizienter macht. Ganz oben gibt es einen Ordner mit dem Projektnamen. In diesem Ordner befinden sich dann weitere Ordner, die nun nach Belieben unterteilt werden können. Zum Beispiel nach Teilprojekten und Themen.

Was sich vielfach bewährt hat:

Immer zwischen Input und Output zu unterscheiden. Das heißt: Dateien, die man von anderen erhält, in einen Input-Ordner zu legen. Und Dateien, die man selbst erzeugt, in einen Output-Ordner. Dateien, die man als fertiges Ergebnis an andere versendet hat oder die man als fertiges Ergebnis archivieren will, werden dann in einem entsprechend gekennzeichneten Ordner abgelegt. Der darf dann sinnvollerweise auch „Archiv“ heißen, wenn man das möchte.

Wem das zu uncool und spießig klingt, dem sei gesagt: Datenmanagement ist Projektmanagement!
Daher ist es auch ratsam, vor Beginn eines Projekts, an dem mehrere Personen beteiligt sind, solche Ordner-Strukturen vorher verbindlich zu vereinbaren. Dann kocht sich nicht jeder sein eigenes Süppchen. Und es kommt dann auch nicht zu diesen typischen Sätzen: „Du, kannst du bitte so lieb sein und mir die Datei von neulich noch einmal zukommen lassen? Ich finde sie irgendwie nicht.“

Das ist wirklich uncool!

Bei der Gelegenheit könnte man übrigens seine lieben Projekt-Mitmenschen darauf aufmerksam machen, wie sinnlos es ist, sogenannte Mail-Würmer zu erzeugen. Also indem man immer nur auf „Antworten“ klickt, bis dann in der Betreffzeile steht:

„AW:AW:AW:AW:AW:AW:AW:AW:AW: AW: Maria hat morgen Geburtstag!“

Wie schön dass man daran auch drei Monate später noch erinnert wird, obwohl es in Wirklichkeit bereits um die Endabnahme für einen Wolkenkratzer in Dubai geht.

Grundkurs „Baumschule“: Anlegen einer übersichtlichen Ordnerstruktur

Vorbild ist der umgedrehte Baum, der sich vertikal verzweigt. Während der Baum ja von unten bis in die Spitze nach oben wächst, ist es hier umgekehrt, aber sonst nach dem Vorbild der Natur strukturiert.

In jedem Ordner befinden sich nur maximal 7 Unterordner. Und in den Unterordnern maximal 7 neue Unterordner usw. Damit hat man bei jedem Überordner, den man öffnet, eine zumutbare Zahl von nur 7 Ordnern im Blick und vermeidet das unnötige Durchforsten von Ordnern. Es gibt nämlich auch Schlaumeier, die fast noch mehr Ordner als Dateien auf ihren Rechnern horten. Das wäre dann natürlich keine wirklich große Hilfe.

Dieses Prinzip des „Maximal-7“ setzt sich bis zum letzten, also höchstens 7. Unterordner fort, wo man dann schließlich die eigentlichen Dateien findet. Dabei müssen es nicht zwangsläufig mindestens 7, sondern es sollten höchstens 7 Bereiche sein. Und es muss auch nicht jeder Überordner unbedingt weiter verzweigt werden. Die Notwendigkeit einer neuen Unterverzweigung ergibt sich manchmal erst im Projekt.

Aber es gilt immer: Je sorgfältiger du den Baum oben angelegt hast, desto übersichtlicher wird er weiter unten.

Angenommen, du wärst zuständig für die Erstellung eines neuen Werbe-Flyers über die neue Krawattenkollektion für deine Firma, eines bekannten Herrenausstatter , dann würde sich die endgültige Druckdatei auch nach ein paar Jahren noch akkurat genau an diesem Ort befinden:

Werbung/Flyer/Krawatte/Layout/Input Entwürfe/Freigabe Druckdatei/Aktueller Flyer.

Die Struktur könnte zum Beispiel so aussehen:

1. Marketing, 2. Vertrieb, 3. Werbung … 7. Buchhaltung
3.1 Imagebroschüre, 3.2 Katalog … 3.6 Flyer, 3.7 Streuartikel
3.6.1. Mantel, 3.6.2 Anzug, 3.6.3 Oberhemd, 3.6.4 Krawatte … 3.6.7 Schuhe
3.6.4.1 Layout , 3.6.4.2 Fotos, 3.6.4.3 Text
3.6.4.1.1 Input Entwürfe, 3.6.4.1.2 Output Korrekturen
3.6.4.1.1.1 Freigabe Druckdatei, 3.6.4.1.1.2 Versand Druckdatei, 3.6.4.1.1.3 Archiv Druckdatei
3.6.4.1.1.3.1 Alte Dateien 3.3.4.1.1.3.2 Aktueller Flyer

Mit etwas Übung lernst du schnell, wie man solche Strukturen anlegt. Und wie man sieht, kommt man weiter unten auch mit weniger Ordnern aus. Nach dem Input-Output-Prinzip kann man im Prinzip auch immer wunderbar unterscheiden zwischen Daten, die man selbst erhalten hat und solchen, die man selbst erstellt hat, ganz gleich, in welchen Programmen. Nun leidest du also nicht mehr an „NARD“, sondern bist ein ziemlich cooler Datenmanagement-NERD geworden!

Grundkurs „Nomen est Omen: Dateinamen besser nicht lustig und kryptisch!

Eigentlich ist das Prinzip einfach: Man hat reichlich Platz, einen sinnvollen Dateinamen zu vergeben. Den sollte man auch nutzen. Wenn du eine Input-Datei von jemandem bekommen hast, die du nun selbst weiterbearbeitest, dann wäre schon vor Beginn der Weiterbearbeitung ein neuer Name fällig. Schon allein deshalb, weil ja jetzt neuer Output entsteht. Also gehst du am besten erst einmal auf „Speichern unter“, wählst dann – zum Beispiel – den Output-Ordner im Projektordner an, vergibst einen neuen, sinnvollen Namen. Und schon befindet sich die Datei auch schon an dem Ort, wo sie sowieso hingehört. Genauso gehst du natürlich erst Recht vor, wenn du eine ganz neue eigene Datei anlegst.

Grundkurs „Cloud-statt Klau-Computing“: Kopieren oder verlieren?

Grundsätzlich ist immer genau zu prüfen, ob eine Datei vollständig vom eigenen PC „weggeräumt“ wird, wenn man sie per Maus in einen anderen Ordner zieht. Oder ob sie „nur“ in den anderen Ordner kopiert wird und das Original am Ursprungsort belässt. Cloud-Computing ist ohnehin nichts anderes als eine externe Festplatte. Wenn also diese externe Festplatte nicht vorher mindestsn so gut organisiert wird, wie demnächst dein eigener PC, könnte man sämtliche Dateien auch gleich im Papierkorb ablegen.

Oder es so machen wie zu schlicht gestrickte Piraten, die ihre Beute verstecken und später wiederfinden möchten: „An der Stelle, wo wir den Schatz ins Meer versenkt haben, haben wir uns eine Kerbe ins Schiff geritzt.“

Es ist wirklich nicht schwierig, ein besserer Datenmanager als die meisten anderen zu sein!


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Kommentare (5)

  1. Beumer Grit

    Wow, einiges dazugelernt. Es ist nicht ganz so schlimm bei mir mit den Daten, aber immerhin gibt’s noch was zu verbessern. Und mit dem Wissen kann ich auch einiges optimieren. Hätte es nicht gedacht, dass es bei mir noch was zu optimieren gibt. Danke für den Beitrag.

  2. Dagmar

    Hallo Volker, ja, so schaut es auf meinem Bildschirm auch zwischendurch aus. Zwar räume ich dann immer mal wieder auf, aber meistens bleibt es nicht lange aufgeräumt.
    Ist ein super Tipp von dir, den ich ab sofort gleich so umsetzen werde, vielen Dank dafür.
    Gib doch zu…. du kannst dich noch an meinen Bildschirm erinnern!?!?!. 🙂 🙂 🙂

    • Volker Knehr

      Natürlich kann ich mich daran erinnern und ich kann nicht ausschließen, dass dieser Anblick der entscheidende Impuls für diesen Beiteag war. 🙂

  3. Christian Petzoldt

    Super Tipp. Mein Desktop als Dateiordner lag mir schon lange im Magen.
    Jetzt werde ich mich gleich dranmachen um das zu ändern.
    Danke für den Tipp
    Chris

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