26. Dezember 2013 vk.admin

Ich habe keine Zeit?! – Mit diesen 3 Tipps wird Zeitmanagement zum Kinderspiel!

Zeitmanagement
„Zeitmanagement ist die ganze Miete“
– Volker Knehr

Das Jahr 2013 neigt sich dem Ende zu. Und wie jedes Jahr beginnen am 1. Januar nicht nur das neue Lebensjahr, sondern auch die guten Vorsätze. Mehr Sport treiben, mehr Zeit mit der Familie verbringen– all das steht ganz oben auf den Wunschzetteln der Republik. Eines vergessen die meisten aber: Ohne Disziplin und vor allem einem geregelten Zeitmanagement ändert sich rein gar nichts.

Ja, das Zeitmanagement wird in Deutschland allzu oft leider vollkommen außen vor gelassen – und dann wird sich gewundert warum man plötzlich gar keine Zeit mehr für die guten Vorsätze hat und warum andere Aufgaben immer wieder dazwischen grätschen. Damit es aber doch noch was wird, mit den Wünschen im neuen Jahr beschäftigen wir uns heute schon mal vorab ausführlich mit dem Thema Zeitmanagement.

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Zeitmanagement – was ist das?

Zeitmanagement bedeutet das systematische und disziplinierte Planen der Zeit. Das dürfte klar sein. Jedoch ist die schönste Definition nichts wert, wenn sie nicht mit Leben gefüllt wird – das ist auch beim Thema Zeitmanagement nicht anders. Für mich bedeutet Zeitmanagement eigentlich immer die Chance zu bekommen, endlich Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens zu haben – sowohl im Beruf als auch im Privaten. Zeitmanagement zu erlernen ist im Endeffekt überhaupt nicht schwer, es ist kein Ausbildungsberuf und auch kein Studienfach. Man braucht für Zeitmanagement keinen Bachelor – alles was man braucht ist ein klarer Kopf und die Lust am Leben. Wer das vorweisen kann, dem steht der täglichen Zeitersparnis durch systematische Zeitplanung nichts mehr im Weg.

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Zeitmanagement – warum brauche ich das?

Ich denke jeder Mensch hat hin und wieder mit dem leidigen Thema Zeit zu tun. Der Job ist stressig und die Familie Zuhause lässt sich auch nicht so nebenher meistern. Ergo, wir alle haben eine Nachschulung zum Thema Zeitmanagement nötig. Ich verstehe Zeitmanagement übrigens nicht als Werkzeug, um sich noch mehr Zeit für die Arbeit zu schaffen. Ich verstehe Zeitmanagement als Mittel, um mehr Zeit zu gewinnen, die frei genutzt werden kann. Es geht darum, sich Luft zu schaffen und das Leben dank eines geplanten Zeitmanagements wieder in die richtige Balance zu bekommen. Gestresst sind wir alle schon genug. Du sollst mit dem Tool Zeitmanagement Zeit für deine Hobbys, deine Familie und andere Vorhaben schaffen. Wie oft gehen wir genervt ins Bett und merken, dass heute schon wieder gar nichts voran ging. Wir wissen nicht wo die Zeit geblieben ist, weil wir sie nicht zu fassen bekommen. Wie das geht dank einem geregelten Zeitmanagement möglich wird, schauen wir uns heute in 3 einfachen Tipps einmal genauer an.

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Zeitmanagement Tipp 1: Kenne die Bereiche deines Lebens

Du willst wissen wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst? Dann lohnt sich den aller ersten Blick auf dein aktuelles Leben zu werfen. Schau dir an in welche Bereiche sich dein Leben einteilen lässt und dann überlege dir wie viel Zeit du in jedem einzelnen Teil ungefähr brauchst. Dazu gehören natürlich so Bereiche wie…

  • Arbeit (ich arbeite ca. 40 Stunden die Woche und benötige für den Fahrweg ungefähr jede Woche 8 Stunden)
  • Hobbys (ich spiele zwei mal die Woche Fußball und verbringe ungefähr jede Woche 5 Stunden am Ball)
  • Haushalt (ich führe den Haushalt und bin damit 5 Stunden die Woche beschäftigt)
  • Familie (ich verbringe jede Woche ungefähr 5 Stunden mit meiner Familie)
  • Freunde (ich verbringe jede Woche ungefähr 4 Stunden mit meinen Freunden)

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Zeitmanagement Tipp 2: Analysiere deinen Tag

Zeitmanagement beginnt, wie du dir bereits denken kannst, mit deinem jetzigen Leben. Du kannst nur dann Zeit einsparen, wenn du weißt wo das Potential dazu ist. Einen Teil davon hast du im ersten Tipp schon kennen gelernt. Jetzt geht es darum jeden einzelnen Tag deiner Woche, sowohl Werktage als auch das Wochenende, in einem exakten Tagesplan festzuhalten. Um dein Zeitmanagement zu optimieren musst du also folgendes tun:

Halte in einem Plan jede Stunde des Tages fest, schreibe auf was du vom Aufstehen bis zum Schlafengehen Tag für Tag machst. Und das wichtigste, schreibe dahinter die Zeit, die du damit verbringst. Dieses Zeitprotokoll ist essentiell für ein perfektes Zeitmanagement, denn nur so kannst du einen Überblick über deinen tatsächlichen Zeitverbrauch bekommen. (Wähle natürlich eine normale Arbeitswoche und nicht die Urlaubszeit)

Natürlich ist es damit nicht getan und dein Zeitmanagement verbessert sich durch das reine Nachdenken wahrscheinlich nicht. Auf dich wartet dann natürlich noch eine weitere Aufgabe. Du musst dein Zeitprotokoll analysieren. Suche ganz gezielt nach den Aktivitäten, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Frage dich bei jedem der Dinge auf deinem Plan, ob du auch in Zukunft so viel Zeit wie bisher aufwenden willst. Gibst es vielleicht Aktivitäten, die du in Zukunft öfters ausführen willst? Gibt es Dinge, die zu kurz kommen? Zeitmanagement bedeutet jetzt diese Zeit für geliebte Dinge woanders einzusparen. Dein Tagesablauf gibt dir natürlich Auskunft darüber wo die freie Zeit und das Sparpotential steckt.

Das wichtigste ist hierbei natürlich, dass du dir DEINE Zeit nimmst und an die Dinge denkst, die dir wichtig sind. Du musst niemandem etwas beweisen. Das ist dein Zeitmanagement. Wenn du auf der Suche nach einem perfekten Zeitmanagement auf negative Eigenschaften triffst – wenn du zum Beispiel merkst wie viel Zeit du vertrödelst – geh nicht allzu hart mit dir ins Gericht, du hast ja jetzt dank eines neues Zeitmanagements die Chance das alles zu verändern.

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Zeitmanagement Tipp 3: Plane deine Zeit!

Zeitmanagement hat natürlich extrem viel mit Planung zu tun. Und um genau diese Planung soll es jetzt gehen. In meinen Seminaren spreche ich diese Themen rund um das Thema Zeitmanagement natürlich auch immer wieder an. Ganz oft bekommen ich dann gesagt, dass der Herr oder die Frau für das Planen keine Zeit hat – was natürlich, wenn man ehrlich ist, Quatsch ist. Denn wer genauer hinschaut merkt, dass eine durchdachte Planung den Zeitaufwand unterm Strich erheblich verringert. Wer sein Zeitmanagement verbessern will, der kommt ums Planen nicht herum. Wer diesen Schritt aber macht (und wie genau erfolgreiches Planen geht, schauen wir uns gleich an) der spart nicht nur Zeit, sondern profitiert auch von einem extrem guten Ergebnis. Klar, wer vorher plant, hat später auch schneller und besser gearbeitet.

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Zeitmanagement – So wird geplant:

Am besten planst du dir pro Tag 5 bis 15 Minuten ein, in denen du dich mit dir und deinem Zeitmanagement beschäftigst. In dieser Zeit planst du deinen Tag und machst dir ein genaues Bild davon, was heute alles getan werden muss. Natürlich hilft es dir ein Zeitmanagement-Buch anzuschaffen oder dein Handy zu bemühen. Zeitlich gesehen hast du zwei Möglichkeiten, entweder du machst deinen Plan morgens oder abends. Alles andere wird nicht funktionieren und dein Zeitmanagement ins Wanken bringen.

Natürlich kannst du, wenn dir das tägliche Planen zu stressig ist, auch eine Wochenendplanung anstreben. Du planst wie der Name schon sagt, am Samstag oder Sonntag die neue Woche fein säuberlich durch. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Fokus liegt vielmehr auf langfristigen und strategischen Ergebnissen, da du nicht nur von Tag zu Tag sondern vorausschauend planst. Wenn du dieses Zeitmanagement-Tool benutzt, musst du natürlich trotzdem jeden Tag deinen Plan überprüfen und neue Entwicklungen darin berücksichtigen.

Auch ja und bevor ich es vergesse. Das wichtigste bei einem erfolgreichen Zeitmanagement ist das Schreiben. Es nützt alles nichts, wenn du nicht darauf achtest jede Planung schriftlich festzuhalten. Deine oberste Prämisse heißt immer: “Was sind die wichtigsten Dinge, die ich heute erledigen will oder muss?“ Dann geht’s ans Eingemachte. Deine Antworten sind deine Aufgaben. Diese schreibst du auf und auch wann und wie du sie erledigst. Kleiner Tipp zur Notation: Formuliere deine Aufgaben immer ergebnisorientiert, so als ob du deine Aufhabe bereits erledigt hättest. Dann heißt es nicht „Bericht schreiben“, sondern „Bericht fertiggestellt“.

Deine nächste Aufgabe ist es sämtliche Voraussetzungen, die du für das Erledigen deiner Aufgabe benötigst aufzuschreiben. Brauchst du mehr Informationen? Brauchst du mehr Zeit? Musst du davor noch ein Gespräch führen? All das hältst du in deinem Zeitmanagement-Buch fest!

Am nächsten Punkt kommt keiner der, sein Zeitmanagement verbessern will vorbei! Die Unterscheidung von wichtigen und dringlichen Aufgaben. Das mag jetzt im ersten Moment gar keinen großen Unterscheid machen, könnte man denken, aber im Grunde sind das zwei völlig verschiedene Aufgabentypen.

Dringende Aufgaben haben einen festen, in der Regel sehr nahen Termin, an dem sie abgeschlossen werden müssen. Wichtige Aufgaben sind von ihren Auswirkungen und Folgen her gewichtig. Dringende Aufgaben sind z.B. Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines, usw. Wichtige Aufgaben sind eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur. Wer sein Zeitmanagement in den Griff bekommen möchte, der lernen Prioritäten zu setzen. Was muss gemacht werden und was nicht!

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Zeitmanagement: Die vier Aufgabenklassen

Wer sich schon mal mit dem Thema Zeitmanagement beschäftig hat, wird sie kennen, die vier verschiedene Klassen in die sich Aufgaben einteilen lassen: Die Rede ist von den Zeitmanagement-Klassen A, B, C und D.

  • A – wie aber hallo! Die Zeitmanagement -Aufgabenklasse A fasst alle die Aufgaben zusammen, die extrem wichtig und dringend sind. Diese Aufgaben haben weitreichende Folgen und deren Missachtung kann schnell zu großem Schaden führen. Diese Aufgaben umfassen oft Krisensituation, z.B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig). Aber auch Zeit spielt eine Rolle, z.B. wenn ein Problem schnell gelöst werden müssen (= dringend).Bsp.: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen, nun muss man natürlich schnell reagieren, um dessen Meinung wieder zu ändern.
  • Bwie es wird bremslich: Im Gegensatz zu Zeitmanagement Aufgaben der Klasse A sind diese Aufgaben B solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft sehr wichtig sind. Es ist durchaus so, dass die Vernachlässigung die B Aufgaben früher oder später zu Krisensituationen führen kann. Und dann kann es passieren, dass aus den abermals B Aufgaben kurzerhand eine A Aufgaben geworden ist. Du erkennst B Aufgaben übrigens daran, dass sie dir ein flaues Gefühl im Magen verpassen. Meist haben B-Aufgaben einen präventiven oder strategischen Charakter Bsp.: Du hast schon länger immer wieder Probleme mit dem Rücken, schiebst den Arztbesuch aber nach hinten. Werden die Schmerzen schlimmer und die Bandscheiben springen raus, wird aus der B Aufgabe wieder eine A.
  • Cwie lass kein Chaos entstehen . Die Zeitmanagement Aufgaben des Typus C sind die Aufgaben, die uns am häufigsten begegnen. Man kann auch vom täglichen Tagesgeschäft sprechen. Die Aufgaben sind also dringend (weil häufig Zeitdruck besteht) aber langfristig gesehen nicht wichtig. Das Gute an diesen Aufgaben ist, dass wir sie delegieren können, C Aufgabe müssen wir nicht alleine machen. ABER: C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Bsp.: Der Schreibtisch ist unaufgeräumt und ein wichtiges Papier ist nicht mehr zu finden.
  • D wie dürfen eher vernachlässigt werden. Zeitmanagement Aufgaben, die ein D bekommen sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Es ist also kein Weltuntergang, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Im Endeffekt musst du selbst entscheiden, welche Aufgaben du diesem Typ zuordnest. Das heißt, du musst prüfen ob diese Aufgaben überhaupt erledigt werden müssen. Allzu oft sind D-Aufgaben nämlich die Dinge, die du gerne machst, die dich eigentlich aber nicht weiter bringen und keine Bedeutung haben. Unterm Strich lässt sich durch das Weglassen von D Aufgaben viel Zeit sparen. Natürlich darf man auch mal Dinge tun, die nicht wichtig und nicht dringen sind, aber Spaß machen – nur eben nicht ausschließlich. Denn so arbeitet man ganz sicher nicht am Zeitmanagement. Im Rahmen des Zeitmanagements kannst du dir merken: D-Aufgaben erst dann erledigen, wenn die ie anderen Aufgaben abgearbeitet sind.

Und jetzt schauen wir uns noch an wie man diese 4 Aufgaben Typen in seinen Plan einbettet. Du machst deinen Plan immer abends? Alles klar, dann teile deine Aufgaben des nächsten Tages oder der nächsten Woche in diese Klassen ein. Wenn du nun dein Zeitmanagement optimieren willst, dann beginne immer mit den A-Aufgaben. Versuche danach soviele B Aufgaben wie möglich zu erledigen. C-Aufgaben kannst du an andere Personen abgeben. Natürlich geht das nur bis zu einem gewissen Grad. Den mal ehrlich, wenn du all deine Aufgaben im Haushalt an deinen Partner oder deine Partner delegierst (C Aufgaben sind typisch im Haushalt zu finden) dürfte es ganz schön Ärger geben. (Da wäre dann die richtige Kommunikation wichtig). Am besten denkt man sich beim täglichen Zeitmanagement ein System aus, mit dem man Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen kann. D-Aufgaben kann man entweder von seiner Liste streichen oder gleich in seine Hobby-Liste aufnehmen.

Zum Schluss noch eines: Wenn du an einem Zeitmanagement-Plan arbeitest, dann halt immer auch fest, wie viel Zeit du dafür einplanst und bis wann die Aufgabe spätestens erledigt sein muss. Auch Pufferzeiten können sinnvoll sein.

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Deine Zeitplanung zusammengefasst

Um die Zeitplanung durchzuführen, schreibst du also zu jeder Aufgabe folgendes auf:

  • Das gewünschte Ergebnis
  • Was du vorher noch alles brauchst
  • Die Wichtigkeit und Dringlichkeit (A,B,C oder D)
  • Anfang, Ende und Dauer

Ich hoffe ich konnte dir Einblicke in die weite Welt des Zeitmanagements geben.

 

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Kommentar (1)

  1. Kathi

    Hallo Volker,

    vielen Dank für die klasse Tipps zum Zeitmanagement, denn hier hatte ich enorm viel Optimierungsbedarf. Alleine Pufferzeiten einzuplanen war für mich eine riesen Bereicherung.

    Liebe Grüße
    Kathi

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